Teaduskommunikatsiooni juht
Kas tahad, et su e-kirjale päriselt ka vastataks? Ajakirjanik ja koolitaja Kaire Uusen jagab 15 nippi, kuidas koostada selline sõnum, mida postkastis märgataks, avataks ja millele ka tulemuslikult reageeritaks.
Koostööpartner ei vastanud? Kolleeg ei märganud postkastis su kirja? Me ei saa sundida inimesi e-kirju avama, lugema ja neile vastama, kuid igaühel on võimalik anda endast parim, et tema saadetud kiri oleks võimalikult „lugejasõbralik”, huvitav ja tõstaks esile olulise info.
Niisiis, millised on põhilised mõjusa e-kirja reeglid, millega tasub arvestada, kui soovite, et teie kirja märgataks, avataks, loetaks – ja mis kõige tähtsam – sellele ka vastataks?
Mõjus e-kiri on nagu uudis – kõige olulisem info on alati alguses
Kui jätate tähtsa info kirja lõppu, ei pruugita selleni üldse jõuda.
Kirja koostades on hea lähtuda uudise struktuurist
- Kirja pealkiri peab olema täpne ja atraktiivne.
- Oluline info on alati alguses (põhisõnum, miks me üldse e-kirja saadame).
- Olulist infot tuleb põhjalikumalt selgitada, asjaolusid avada (miks on info kirja saajale oluline, võimalusel võiks tuua konkreetseid või piltlikke näiteid).
- Seejärel tuleb lisada teised teemad (need, mis on seotud kõige olulisema teemaga, aga kui olulisi sõnumeid on rohkem, tasub need selguse mõttes jagada eraldi punktideks).
- Ei tasu unustada taustainfot (olulisi linke, viiteid).
Pealkiri olgu selge, üheselt mõistetav ja “lugema kutsuv”
- Kui kiri on kiireloomuline, tasub see sõnastada juba pealkirjas: “Kiire küsimus”, „Tähtis info”, “Tähelepanu! 9. juulist muutub …. “, „Registreerimine lõpeb homme”, jne.
- Kui soovite tõmmata tähelepanu, kasutage sihtrühma kõnetavat infot, märksõnu, väljendeid, kasuks võivad tulla sõnamängud, kuulsad ütlused või viited sündmustele, millest kogu sihtrühm on teadlik. Näiteks: „Pidu, kuhu läheb iga teadlane”, „Kohtumine maailmakuulsa teadlasega” jne.
- Pealkiri andku kirja saajale selgelt märku, et kirja avamine on tema huvides.
Kiri ei tohi olla pikk
- Kui kirja koguneb palju infot, on parem lisada e-kirjale pigem linke ja dokumente, mis aitavad kirja saajal leida põhjalikumat infot.
- Uudise eeskujul tuleks kasutada vahepealkirju, mis muudavad kirja lugemise lihtsamaks.
Nimelisest pöördumisest on abi
„Tere, Tõnu” või „Lugupeetud professor Mets” mõjuvad alati paremini kui lihtsalt „Tere”, „Hea töötaja” jms. Nimeline pöördumine tõstab vastuse tõenäosust.
Kirja lõpus olgu üleskutse
Tõenäosus vastust saada suureneb oluliselt, kui kirjas on sõnastatud (ajaline) ootus, üleskutse või järgnevad tegevused, nt “ootame teie tagasisidet 1. juuliks”, “palume vastust 1. juuliks”, “vastan teile 9. juulil.”
Kiri tuleb saata ainult sellele inimesele, keda info puudutab
Infot ei saadeta kunagi huupi või igaks juhuks. Kui postitate liiga tihti n-ö niisama, s.t kui teie kirjad ei sisalda midagi olulist või uut, võidakse hiljem teie saadetud olulisi teateid ignoreerida või blokeerida. (Meenutagem mõtet, et kui alguses naljaga appi hüüda, ei pruugi inimesed tõelisse hätta sattunule enam reageerida).
Kes peaks olema e-kirja saatja?
- Alati tuleb kasuks mõelda ja kaaluda, kas mõjusam on kiri, mille saadab „Mari Mets” või „kanalisatsiooni uurimisrühm”.
- Kui teid teatakse, saatke kiri oma nime alt.
- Kui sihtrühm teab ainult instituuti, ühingut vm, siis eelistage saatja nimena „ehituse ja arhitektuuri instituuti”, „kanalisatsiooni uurimisrühma”, „tipikaid” jne.
Kirjastiil
- Eelistada tuleks klassikalisi kirjastiile (Arial, Calibri, Times New Roman jt).
- Tuleks vältida liiga väikest või liiga suurt kirja (parim tähemärgisuurus on 10 või 12).
- Tuleks vältida suurte tähtedega kirjutatud sõnu, hüüumärke, emotikone jne.
Ettevaatust nalja ja musta huumoriga!
- Huumor võib toimida peokutsetel, sõpruskondade kirjavahetuses, pikalt koos tegutsenud kollektiivides, ning siis, kui on oluline inimeste tähelepanu võita ja huvi tekitada.
- Ametlikes teadetes-kirjades oleks huumorit hea vältida, sest inimesed ei pruugi naljast aru saada või nad võivad nalja valesti tõlgendada.
Kirja toon
- Lühem kiri on pikast tekstist parem, kuigi kirja saatja peab ise piiri „tunnetama“. Vahel harva on ka pikem kiri õigustatud ja vajalik.
- Kirja toon ei tohiks liiga kuri, järsk või ebaviisakas, aga mitte ka liiga sõbralik või omamehelik.
- Parem on vältida liigset semutsemist, võõrsõnu, keerulisi lausekonstruktsioone, pikka keerulist juttu, arvude rohkust jne.
Viisakusväljendid teevad imet
Alati on hea kasutada sõnu „palun”, „tänan”, “lugupidamisega” jne.
Märgake ja hinnake inimest, kellele kirjutate – isegi negatiivsete juhtumite korral
- Kui otsite koostööd või annate tagasisidet, pole mõtet alustada endast ja oma saavutustest, selle asemel võiks tõsta esile, miks pöördute just selle inimese poole; mainida, millega on ta teile silma jäänud jms. Alles seejärel saab kirjutada enda või oma töörühma saavutustest.
- Kui peate andma negatiivset infot, alustage võimaluse korral positiivsest, isegi kui seda on vähe. Tänage koostöö eest, tõstke esile häid asju, õnnestunud projekte, jagage soovitusi, millele võib edaspidi tähelepanu pöörata. Alles seejärel tuleb selgitada, miks koostöö ei jätku või millised asjaolud kujunesid takistuseks. Andke võimalusel märku, et tulevikus võib koostöö jätkuda.
- Vältige lauseid “sa eksisid”, “sul on valeandmed”, “olete asjast täiesti valesti aru saanud” jms. Selle asemel on hea kasutada väljendusi nagu: “täpsustan sinu/teie esitatud andmeid”, “ilmselt/kahjuks on tekkinud arusaamatus” jms.
Lugege kiri enne saatmist kindlasti läbi
- Kontrollige nimede õigekirja ja fakte. Kirjavead jätavad ebausaldusväärse mulje. Kui üks väike täheviga või stiiliaps antakse siiski andeks, siis valesid fakte, andmeid või nimesid enamasti mitte!
- Kontrollige, kas kirja lugedes on mõistetav, mida kirjutaja soovib öelda ja kas küsijal on võimalik saada vastust.
Vastake e-kirjadele võimalikult kiiresti
Operatiivsel reageerimisel on tohutult positiivne mõju. Kui kohe ei saa küsimusele vastata, on viisakas kirja eest tänada või teatada, et kiri on kohale jõudnud ja lubada, et “vastan homme” jne. See kehtib ka/eriti suhtluses kolleegidega! Suuremas ettevõttes kasutage automaatteavitust.
Ja veel üks reegel – vältige ahelkirjavahetust
- Ärge saatke kirju edasi, kui te pole veendunud, et selles sisalduv info on mõeldud kõigile.
- Püüdke asetada ennast kirja adressaadi positsiooni – mida ta teada soovib – ja vastake juba ennetavalt.
- Kui ahelkirjavahetus on vältimatu, siis tehke vahekokkuvõtteid – kirja edastades on hea panna pealkirjaks nt „vahekokkuvõte 18. juuni seisuga”, „tehtud tööd ja ülesanded 18. juuni seisuga”, „mis on tehtud, mis tegemata (juuni 2025)” jne.
NB! Reegleid võib eirata ainult armastuskirjades või muude isiklike kirjade puhul.
Autor oli 2005.-2024. aastal uudiste kirjutamise ja mõjusa e-kirja koostamise koolitaja.
